Extras din Instructiunile ministrului administratiei si internelor  nr. 82/2010 - privind organizarea si desfasurarea activitatii de eliberare a apostilei pentru actele oficiale administrative

SECTIUNEA 1 - Primirea documentelor

Art. 6.
(1) In cadrul biroului apostila se realizeaza stabilirea identitatii solicitantului.
(2) Aplicarea apostilei poate fi solicitata de:
a) titularul actului;
b) sotul/sotia titularului actului ori o ruda pana la gradul II cu titularul actului;
c) alta persoana fizica, care prezinta procura notariala sau imputernicire avocatiala;
d) o persoana juridica care a incheiat cu titularul actului un contract avand ca obiect realizarea in numele acestuia a procedurilor necesare pentru eliberarea apostilei, prin reprezentant care prezinta delegatie in acest sens;
e) o misiune diplomatica sau un oficiu consular in Romania al unui stat semnatar al Conventiei, daca aceasta/acesta poate asigura transmiterea prin corespondenta atat a documentelor necesare eliberarii apostilei la institutia prefectului competenta, cat si a actelor pentru care s-a eliberat apostila catre titularul acestora.
(3) In cazul in care procura notariala prevazuta la alin. (2) lit. c) a fost intocmita pe teritoriul unui alt stat, este necesar ca aceasta sa indeplineasca urmatoarele conditii:
a) sa fie tradusa in limba romana si legalizata;
b) sa fie apostilata de autoritatile competente ale statului pe al carui teritoriu a fost intocmita.

Art. 7.
(1) In vederea eliberarii apostilei, solicitantul are obligatia de a prezenta actul de identitate si de a depune la biroul apostila al institutiei prefectului competente urmatoarele documente:
a) o cerere, indiferent de numarul actelor apartinand aceluiasi titular pentru care se solicita eliberarea apostilei;
b) actul pentru care se solicita eliberarea apostilei, in original;
c) dovada achitarii taxelor prevazute la art. 5 alin. (1).
(2) In cazul in care se solicita eliberarea apostilei pentru acte apartinand mai multor titulari sau pentru acte ce urmeaza a fi folosite in mai multe state, solicitantul trebuie sa completeze cate o cerere pentru fiecare titular de act sau pentru fiecare stat in care urmeaza a fi folosit acel act.
(3) In cazul in care solicitantul nu este titularul actului pentru care se solicita eliberarea apostilei, acesta trebuie sa prezinte, dupa caz, si urmatoarele:
a) actul de identitate;
b) documente care atesta relatia prevazuta la art. 6 alin. (2) lit. b), daca aceasta nu rezulta din actul de identitate prezentat potrivit alin. (1);
c) procura notariala, imputernicirea avocatiala sau delegatia ceruta potrivit art. 6 alin. (2) lit. c) si d).
(4) In sensul prezentelor instructiuni, prin act de identitate se intelege cartea de identitate, cartea de identitate provizorie si buletinul de identitate, aflate in termen de valabilitate.
(5) In lipsa actului de identitate emis de autoritatile romane, solicitantul poate prezenta un document similar, emis de autoritati publice din statul in care are domiciliul sau resedinta, ori pasaportul.
(6) Modelul cererii mentionate la alin. (1) lit. a) este prevazut in anexa nr. 3.

Art. 8.
Solicitantii pot depune documentele si prin corespondenta, daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
a) actul pentru care se solicita eliberarea apostilei este insotit de documentele cerute de prezentele instructiuni pentru eliberarea apostilei;
b) documentele sunt transmise printr-un serviciu de curierat rapid, cu confirmare de primire.

SECTIUNEA a 2-a - Verificarea competentei institutiei prefectului

Art. 9.
(1) La primirea documentelor, trebuie sa se verifice daca:
a) actul pentru care se solicita eliberarea apostilei este de natura celor prevazute la art. 3 alin. (1) lit. a);
b) este indeplinit unul dintre urmatoarele criterii:
     1. persoanele prevazute la art. 6 alin. (2) lit. a) si b) au domiciliul/ultimul domiciliu in judetul in care isi are sediul institutia prefectului sesizata; sau
     2. sediul emitentului actului se afla in judetul in care isi are sediul institutia prefectului sesizata.
(2) Considerarea unui criteriu sau a altuia trebuie sa se faca in favoarea solicitantului.
(3) Fara aplicarea criteriilor prevazute la alin. (1) lit. b) documentele preluate de misiunile diplomatice si oficiile consulare ale Romaniei de la solicitanti aflati in afara granitelor statului roman se transmit Institutiei Prefectului Municipiului Bucuresti, care, dupa eliberarea apostilei, le remite misiunii diplomatice ori oficiului consular. Operatiunile privind transmiterea si restituirea documentelor se realizeaza prin Ministerul Afacerilor Externe.